İstanbul'un nefes kesen silueti altında şekillenen iş dünyası, kurumsal organizasyon anlayışında köklü bir değişim yaşıyor.
İstanbul'un nefes kesen silueti altında şekillenen iş dünyası,kurumsal organizasyon anlayışında köklü bir değişim yaşıyor. Geleneksel toplantı salonları ve standart etkinlik formatları yerini, katılımcıların tüm duyularına hitap eden deneyimsel buluşmalara bırakıyor. Egtevent olarak biz, bu dönüşümün öncülerinden olmanın gururunu yaşıyoruz. 2020 yılında Önder Özkan'ın vizyonuyla yola çıktığımızda amacımız netti: Kurumsal organizasyonları sıradanlıktan çıkarıp, her etkinliği markalar için unutulmaz bir hikayeye dönüştürmek.
1. Duyusal Organizasyon Tasarımı: Beş Duyuya Hitap Eden Etkinlikler
Egtevent olarak geliştirdiğimiz en çarpıcı yeniliklerden biri, duyusal organizasyon tasarımı yaklaşımı. Gelenekseletkinlik organizasyon anlayışını kökten değiştiren bu metodoloji, katılımcı deneyimini beş temel duyu üzerinden optimize ediyor.
Görsel Deneyim: Artık sadece bir sahne ve sunum slaytları yetmiyor. Bir finans şirketi için tasarladığımız son etkinlikte, katılımcıların verileri gerçek zamanlı olarak görselleştiren dev bir veri duvarı kullandık. Bu duvar, sunumlar ilerledikçe şekil değiştirerek anlatılan hikayeyi somutlaştırdı.
İşitsel Özelleştirme: Her katılımcı için kişiselleştirilmiş ses deneyimi sunan teknolojiler geliştirdik. Özel kulaklıklarımız sayesinde, aynı salonda farklı dillerde simultane çeviri yapabiliyor veya katılımcıların tercihlerine göre ses düzeyini ayarlayabiliyoruz.
Dokunsal Etkileşim: Bir otomotiv firması için düzenlediğimiz lansmanda, katılımcıların dokunabileceği malzemeler kullanarak araç içi döşemelerin kalitesini hissetmelerini sağladık. Bu yaklaşım, ürün sunumlarında %70 daha fazla akılda kalıcılık sağlıyor.
Koku Tasarımı: Marka kimliğine özel kokular geliştirerek etkinlik alanında kullanıyoruz. Bir lüks otel zinciri için yaptığımız organizasyonda, otelin imza kokusunu tüm mekana yayarak marka bağlantısını güçlendirdik.
Tat Deneyimi: Menüleri sadece beslenme ihtiyacı olarak değil, bir marka hikayesi anlatma aracı olarak kullanıyoruz. Yerel bir gıda şirketi için düzenlediğimiz etkinlikte, ürünlerin hammaddelerini aşama aşama tattırarak benzersiz bir deneyim yarattık.
2. Akışkan Mekan Kurgusu: Sabit Katılımcı, Hareketli Sahne
Etkinlik organizasyonundaki en büyük devrimlerimizden biri de akışkan mekan kurgusu. Geleneksel "sabit sahne, sabit koltuk" anlayışını ters yüz eden bu sistemde, katılımcılar rahat koltuklarında otururken sahne ve içerik onların etrafında dönüyor.
360 Derece Döner Sahne: Bir teknoloji lansmanında uyguladığımız bu sistemde, merkezi bir platform etrafında konumlanan katılımcılar, her 20 dakikada bir oturdukları yerden farklı bir sunucu ve içerikle buluşuyor. Bu yöntem, tekrarlanan içeriklerde bile %85 katılım oranı sağlıyor.
Modüler Etkinlik Alanları: Mekanı hareketli duvarlarla bölümlere ayırarak, aynı anda farklı oturumlar düzenlenebilen dinamik bir yapı kuruyoruz. Katılımcılar ilgi alanlarına göre bu alanlar arasında geçiş yapabiliyor.
3. Gerçek Zamanlı Katılımcı Yönlendirmeli İçerik
Egtevent'in geliştirdiği en yenilikçi uygulamalardan biri de "Canlı İçerik Şekillendirme" sistemi. Bu sistemde:
Anlık Oylama Teknolojisi: Katılımcıların cep telefonları üzerinden yaptığı anketlerle, etkinliğin akışını gerçek zamanlı olarak değiştirebiliyoruz. Bir yazılım şirketinin çalıştayında, katılımcıların %62'sinin talep ettiği konuyu anında programa alarak etkileşimi maksimuma çıkardık.
Dinamik Konuşmacı Rotasyonu: Ana konuşmacıların yanı sıra, katılımcılar arasından anlık olarak uzmanlar çıkararak oturumları zenginleştiriyoruz. Bu yöntem, geleneksel panellere kıyasla %45 daha fazla ilgi görüyor.
4. Fiziksel-Dijital Hibrit Deneyimler
Pandemi sonrası dönemde geliştirdiğimiz hibrit etkinlik modelleri, artık yeni bir boyut kazandı:
Artırılmış Gerçeklik Entegrasyonu: Katılımcılar akıllı telefonlarıyla mekandaki belirli noktalara tutarak, ekstra dijital içeriklere ulaşabiliyor. Bir mimarlık firmasının sergisinde, binaların 3D modellerini bu şekilde sunarak büyük beğeni topladık.
Sanal İkiz Katılımcı: Uzaktaki katılımcılar için robotik avatarlar kullanıyoruz. Bu avatarlar etkinlik alanında dolaşarak, gerçek katılımcılarla sohbet edebiliyor ve tüm oturumlara katılabiliyor.
5. Sürdürülebilir Organizasyon Mühendisliği
Egtevent olarak geliştirdiğimiz "Yeşil Etkinlik Sertifikasyonu" ile sektörde yeni bir standart belirledik:
Karbon Nötr Etkinlikler: Tüm organizasyonlarımızın karbon ayak izini hesaplayarak, dengelemek için çevreci projelere yatırım yapıyoruz.
Sıfır Atık Uygulamaları: Bir kongrede başlattığımız "Atıksız Etkinlik" projesiyle, 3 günlük bir organizasyonda sadece 1 çöp poşeti atık çıkararak rekor kırdık.
Dijital Dokümantasyon: Basılı materyalleri minimuma indirerek, tüm içeriği interaktif uygulamalar ve QR kodlarla sunuyoruz.
6. Kişiselleştirilmiş Katılımcı Deneyimi
Yapay zeka destekli kişiselleştirme sistemimiz sayesinde her katılımcıya özel bir etkinlik deneyimi sunuyoruz:
Akıllı Yönlendirme: Katılımcıların profillerine göre, onlar için en uygun oturum ve networking fırsatlarını anlık olarak öneriyoruz.
Özel Menü Planlama: Katılımcıların beslenme tercihlerini ve alerjilerini önceden alarak, herkese özel hazırlanmış yemek alternatifleri sunuyoruz.
7. Etkinlik Sonrası Süreç Yönetimi
Egtevent olarak etkinliğin bitimini bir son değil, yeni bir başlangıç olarak görüyoruz:
Akıllı Takip Sistemi: Katılımcıların etkinlikte en çok ilgilendiği konuları analiz ederek, sonrasında kişiselleştirilmiş içerikler gönderiyoruz.
Otonom Networking: Etkinlikte tanışan katılımcıların, sonrasında iletişimde kalmasını sağlayan özel bir platform sunuyoruz.
Sonuç: Kurumsal Organizasyon Geleceğini Şekillendirmek
Egtevent olarak kurumsal organizasyon ve etkinlik organizasyon anlayışını kökten değiştiren bu yenilikçi yaklaşımlarımızla, İstanbul'da başlayan bir devrime öncülük ediyoruz. Her etkinliği bir deneyim tasarımı projesi olarak ele alıyor, katılımcıların sadece fiziksel değil duygusal olarak da etkilenmesini sağlıyoruz.
Yarının dünyasında başarılı olmak isteyen şirketler için kurumsal organizasyonlar artık sadece bir zorunluluk değil, en güçlü stratejik araçlardan biri haline geldi. Egtevent
olarak, bu aracı tüm şirketler için erişilebilir kılmaya ve her organizasyonu bir başarı hikayesine dönüştürmeye devam edeceğiz.
