E-Arşiv' in E-Fatura'dan Farkı Nedir

Örneğin; çevre dostu ve hızlı çözümler sunan e-arşiv gibi belge sistemlerinin yaygınlaşması muhasebe ve finansal süreçlerde kağıt kullanımının azaltılmasına olanak tanır.

Ancak dijital sistemlerin avantajları bundan çok daha fazlasıdır. Dolayısıyla bu bağlamda, e-erşiv ve e-fatura sistemlerinin işletmeler için büyük kolaylıklar sağladığını söyleyebiliriz. İki sistem birbirine oldukça benzer gibi görünse de işlevsel ve yasal olarak bazı farklar barındırır.

E-Arşiv Nedir?

E-Arşiv, kağıt fatura kesme zorunluluğu olan fakat E-Fatura sistemine dahil olmayan işletmeler için geliştirilmiş elektronik sistemdir. Fatura kesme - saklama süreçlerini elektronik ortama taşıyarak hem işletmelere hem de son kullanıcılara çeşitli kolaylıklar sunar.

E-Arşiv sayesinde işletmeler, müşterilerine kağıt fatura yerine dijital ortamda fatura gönderebilir ya da kağıt çıktı alarak teslim edebilir. Çevre dostu yaklaşımı desteklemenin yanı sıra maliyetleri düşürerek işlem hızını artırır. Elektronik ortamda güvenli şekilde saklanan faturalar sayesinde işletmeler, yasal sorumluluklarını da kolaylıkla yerine getirebilir.

Sistemin en önemli avantajı, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan işletmelere, son tüketicilere fatura düzenleyebilme imkânı sunmasıdır. Ayrıca, faturalara daha sonra kolayca erişim sağlayarak arşivleme sürecini büyük ölçüde kolaylaştırır. Çünkü e-arşiv kullanıcıları, GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) onaylı bu belgeleri yasal süre boyunca saklamak zorundadır.

E-Fatura Nedir?

E-Fatura, Türkiye'de Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilen sistem olup tamamen elektronik ortamda işlenen fatura süreçlerini kapsar. İşletmelerin faturalarını dijital ortamda düzenlemesine, göndermesine ve arşivlemesine olanak tanır. Ancak, e-fatura sistemi sadece sisteme kayıtlı işletmeler arasında geçerlidir. Yani, yalnızca e-fatura mükellefi olan firmalar bu sistem üzerinden birbirlerine fatura gönderebilir.

En önemli özelliği ise kağıt fatura kullanımını tamamen ortadan kaldırmasıdır. Faturalar elektronik ortamda oluşturulur, gönderilir ve saklanır. Böylece işletmeler için maliyet avantajı sunarken sürecin çok daha hızlı ve verimli yönetilmesine yardımcı olur.

E-Fatura'nın düzenlenip iletilmesi ise Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından denetlenerek kontrol edilir. Dolayısıyla vergi kaçakçılığı gibi olumsuz durumların önüne geçilebilir. E-Fatura sistemi zorunluluğu da vardır. Ancak sadece belirli ciro sınırını aşan işletmelere getirilmiştir, bu nedenle eşiği geçen firmalar e-fatura sistemine geçmek zorundadır.

E-Arşiv ve E-Fatura Arasındaki Farklar

Her ne kadar e-arşiv ve e-fatura benzer amaçlar taşısa da aralarında bazı önemli farklar bulunur. Bu farkları göz önünde bulundurmak işletmeniz adına hangi sistemi kullanacağınıza karar vermeniz açısından büyük önem taşır. İki sistem arasında öne çıkan farklar ise şunlardır:

• Kapsam: E-fatura, sadece e-fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında geçerlidir. Diğer yandan, e-arşiv sistemi hem e-fatura mükellefi olmayan firmalar hem de son tüketicilere yönelik fatura kesme ve saklama imkanı sunar.
• Yasal Zorunluluk: Belirli ciroyu aşan firmalar için e-fatura kullanımı zorunludur. Ancak e-arşiv, özellikle küçük işletmeler ve bireysel kullanıcılar için daha geniş kullanım alanına sahiptir.
• Fatura Gönderimi: E-Fatura yalnızca sistem kullanıcıları arasında gönderilebilirken, e-arşiv faturası hem elektronik olarak e-posta ile hem de kağıt çıktı olarak son tüketiciye iletilebilir.
• Saklama: Her iki sistemde de faturaların elektronik ortamda saklanması zorunludur. Fakat, e-fatura verileri sadece e-fatura kullanıcıları arasında dijital olarak aktarılırken e-arşiv faturaları, e-fatura sistemine dahil olmayan müşterilere de gönderilebilir.

Siz de işletmenizin ihtiyacına uygun çözümler için Orka Bilgisayar'ın uzman desteğiyle dijital dönüşüm yolculuğunuzu hızlandırabilirsiniz. İş süreçlerinizi optimize etmek ve teknolojiyi en verimli şekilde kullanmak için Orka Bilgisayar ile hemen iletişime geçebilirsiniz.